2010年4月25日 星期日

文件掃描系統

理想:備份的文件全部掃入電腦存檔,不再使用紙本儲存。
設備:kodak i1220 scanner
軟體:kodak capture pro
TODO:備份文件可網頁搜尋(almost complete)
說明:
  1. 計畫目標:將每天產生數千張的檢驗單轉成電子化保存,解決無處可放的困境及滿足單據保存三年還有便於尋找。
  2. 設備及軟體如上述。scanner每分鐘可掃30頁(雙面60頁),軟體可將檢驗單上的條碼(檢驗單號或者檢體試管編號)做辨識及轉換成檔案名稱,可以選擇圖檔(TIFF)或PDF,方便尋找。軟體還可以選擇掃描條件如紙張厚度,單/雙面,去除空白頁,彩色/黑白,條碼辨識區塊,輸出檔案名稱架構(如組別/日期/流水號),最多可同時輸出兩種檔案格式。
  3. 實做:已經施行兩個月,started from 2010/4/1。
  4. 容量:約2000張/天,需3G硬碟空間/月。PDF 與 TIFF格式大小相差不大。
  5. 備份:因為事關資料重要性,計畫備份兩份在不同的電腦。
  6. 困境:有黏貼的單張較麻煩。要花人力去掃描。
  7. 進階:備份同時,將檔名寫入資料庫,可用網頁查詢聯結。不需幾秒就找到原始單據了,突然有一種"爽"的感覺。
  8. 注意事項:不能有訂書針,一開始我覺得最麻煩的事情,大家一起努力解決了(買了好幾個除針文具),科內能不用的幾乎都不用了。
  9. 其他應用:A.占空間的紀錄單張。不過需要另外解決 OCR (光學辨識文字系統)的問題,通常這些單張,不會有條碼,沒設定好檔案名稱,將來也是找不到資料呀!B.實習生的學習紀錄,實習生辛苦的幾個月,現在都有本"portofolio",實習完後只剩下影本。如果評鑑時展示電子檔的學習歷程,夠cool吧!